Ein af algengustu aðgerðum inná símstöð er annaðhvort að stofna nýjan notanda eða að breyta tilbúnum notanda, t.d. ef ný starfsmaður tekur við númeri.

Það fyrsta sem þú þarft að gera eftir að hafa skráð þig inn á bakenda símstöðvarinnar er að velja Extensions í valmyndinni vinstra megin á síðunni eins og sýnt er á myndinni hér að neðan.

Extensions

Undir Extensions sérðu yfirlit yfir alla notendur sem eru til á símstöðinni (ef aðrir notendur eru líka með aðgang að bakendanum eru þeir ekki sýnilegir hinsvegar).

Á þessari yfirlitsmynd sérðu eftirfarandi upplýsingar

• Litaði punkturinn: ef hann er grænn er notandinn tengdur og getur tekið við símtölum, ef hann er rauður er hann ekki tengdur og getur því ekki tekið við símtölum nema þau séu flutt yfir á farsíma
• Ext: Innanhússnúmer, í flestum tilfellum 4 stafa númer sem er í sama stíl og beint númer inn á símstöðina.
  Dæmi: Ext. 1001 er með beina númerið 5191001
• First og Last: fornafn og etirnafn
• Email: netfangið sem er notað til að senda stillingar, tilkynningar og aðra pósta frá símkerfinu til notenda
• Mobile: Farsímanúmer sem nýtist m.a. til að áframsenda símtöl við ákveðin tilefni sem og flutning á símtölum ef viðkokmandi starfsmaður er ekki tengdur við símkerfið
• Caller ID: það símanúmer sem notandinn hringir útúr og birtist í númerabirtingu þess sem hringt er í
  Athugið að notkun myndast útfrá því númeri sem hringt er úr

Tólastikan fyrir ofan yfirlitið býr yfir nokkrum nýtilegum tólum sem gott er að þekkja

• Add: Hér smellirðu til að búa til nýjan notanda frá grunni
• Edit: Hér smellirðu til að breyta notendum í símkerfi, oftast er einfaldast að smella beint á notandann en Edit virkar vel ef þú hakar í marga notendur í yfirlitinu en þá geturðu breytt ákveðnum stillingum fyrir marga notendur samtímis
• Delete: Ef þú hakar í nokkra notendur þá geturðu eytt þeim samtímis með því að smella hér. Hafðu samt í huga að þegar búið er að eyða notendum er engin leið að endurheimta upplýsingar um þá aftur.
• Import: Ef þú þarft að bæta mörgum notendum inn á símstöðina samtímis getur það flýtt fyrir að nota þessa skipun. Þannig geturðu flutt inn marga notendur með CSV skrá. Til að fá uppbyggingu skrárinnar geturðu byrjað á því að haka í einn notanda og valið Export.
• Export: Notað til að flytja út upplýsingar um einn eða marga notendur á símstöðinni. Export flytur þá út í CSV skrá.
• Regenerate: uppfærir öll lykilorð þess/þeirra notenda sem valdir eru í yfirlitinu. Borðsímar sem tengjar notendum sækja sér nýjar upplýsingar sjálfkrafa.
• Send Welcome Email: Ef þú hakar í notendur í yfirlitinu og smellir hér þá fá þeir notendur nýjar upplýsinga eða welcome póst með öllum aðgangs upplýsingum og leiðbeiningar um hvernig þeir tengjast símstöðinni.
• Status: Hér opnast nýr gluggi sem sýnir hvort notandi er skráður inn í innhringiraðir og eins hvaða stöðu hann hefur inná símstöðinni.
  Þær stöður sem eru staðlaðar eru:
   - Available
   - Away
   - Do Not Disturb
   - Lunch
   - Busness Trip
  Hægt er að skilgreina hvað verður um símtölin eftir því hvaða staða er valin hverju sinni. En nánar er farið í þær skilgreiningar neðar í þessari grein.
• Copy Extension: Ef þú vilt spara þér tíma við stofnun nýs notanda þá geturðu fundið sambærilegan notanda, hakað í hann og smellt hér. Við það færðu upp nýjan glugga þar sem þú slærð inn grunn upplýsingarnar sem sjást í yfirlitinu en svo geturðu afritað aðrar stillingar yfir á nýja notandann sem oftast eru eins hjá flestum.

Stofnum nýjan notanda

Þegar við stofnum nýjan notanda frá gunni veljum við, eins og áður segir, Add í tólastikunni undir Extensions.

Næst ætlum við að fara í gegnum alla þá flipa sem við þurfum að eiga við þegar stofnaður er nýr notandi.

General - User information

Hér seturðu allar grunn upplýsingar um notandann inn, en þær eru nánar útskýrðar hér fyrir ofan.

General - Web Authentication

Hér sérðu slóðina á vefsímann, en einnig er hægt að slökkva á aðgangnum í hann fyrir þennan notanda með hakinu Enable Web Client / Browser Extension.

Lykilorðið er falið þar sem það er einungis ætlað notandanum sjálfum og kemur fram í Welcome póstinum sem notandinn fær sjálfkrafa að stofnun lokinni ef netfang er skilgreint í grunnupplýsingunum. Þó er hægt að breyta því, en það er mikilvægt að gæta öryggis og þarf netfangið að vera a.m.k. 10 stafir að lengd og innihalda lítinn staf, stóran staf, tölustaf og tákn.

Direct Inbound Dialing (DID)

Ef þú vilt að notandinn geti fengið bein símtöl þá geturðu valið úr lausum símanúmerum með því að smella á Add a DID/DDI. Frekari breytingar á tilhögum símanúmera fara fram undir Inbound Rules í valmyndinni vinstra megin en farið er betur yfir það í annarri grein.

Voicemail

Undir Voicemail eru stillingar fyrir talhólf ef þú vilt nýta þér þá þjónustu. 

Hægt er að slökkva alveg á Voicemail með því að taka hakið úr Enable Voicemail.

• Voicemail Language: tungumál talhólfs 
• PIN Number: 4 stafa öryggisnúmer til að komast inn á talhólfið sjálft
• Read date/time: viltu að dagsetning og tími talhólfsskilaboða séu lesin með skilaboðum?
• Email Options: tilkynningar í tölvupósti (netfang þarf að vera skilgreint í General)
   - No email notification: engin tilkynning í tölvupósti
   - Send email notification only: bara tilkynning en engin skilaboð í tölvupósti
   - Send vmail as attachment: sendir hljóðskilaboð í viðhengi með tölvupósti
   - Send as attachment and delete from mbox: Sendir hljóðskilaboð í viðhengið með tölvupósti og eyðir skilaboðum miðlægt
• Disable Voicemail PIN Authentication: viltu sleppa við að auðkenna þig með PIN númeri?
• Play caller ID: viltu hafa númerið sem hringt er úr með hljóðskilaboðunum?

Manage Voicemail Greetings

Þú getur bætt inn þinni eigin kveðju sem spilast þegar símtöl eru flutt í talhólf. Bæði er hægt að hlaða inn upptöku á .wav formi og eins að taka upp nýja kveðju með því að vísa upptöku á notanda en þá hringir sá sími og hljóðleiðbeiningar aðstoða þig við upptökuferlið.

Forwarding Rules

Eins og við ræddum hér fyrir ofan er hægt að breyta stöðum eftir hentugleika en undir Forwarding Rules er hægt að skilgreina hvað verður um símtal þegar hver staða er virk.

Misjafnt er eftir því hvaða staða er valin hversu miklu þú getur breytt en Available tekur á öllum stillingum þannig að við látum nægja að fara yfir þá mynd.

If I do not answer calls within: [ 20 ] seconds. Þetta er tíminn sem símtal hringir (bæði innanhúss og utanhúss) áður en eitthvað annað gerist.

• Internal Calls: innanhúss símtöl
• External Calls: utanhúss símtöl

Fyrst er tekið á innanhúss símtölum, sem er ekki svarað og svo sem eru á tali. Síðan er tekið á utanhúss símtölum fyrst sem er ekki svarað og svo sem eru á tali.

Valmöguleikarnir við hvert tilefni eru:

• Forward to Voicemail: Flytja símtöl í talhólf
  Ef talhólf er ekki virkt er ekki hægt að flytja símtöl þangað, þá koma upp villuskilaboð í símtali.
• Forward to extension's Voicemail: Flytja símtöl í talhólf annars notanda
• Forward to Mobile: Flytja símtöl í farsímann sem er skilgreindur undir General
• Forward to Extension: Flytja símtöl á annan notanda á símstöðinni
• Forward to number: Flytja símtöl á símanúmer utan við símstöðina
• End Call: Slíta símtali

Aðrar stillingar sem boðið er uppá eru:

• Ring my mobile simultaneously: Samtímahringing í farsíma
• Accept multiple calls: Virkjar símtal í bið fyrir notandann
• Log out from queues: skráir notanda út af innhringiröðum ef þessi staða er valin
• Accept calls from Ring Groups: notandi tekur við símtölum frá hringihópum ef þessi staða er valin
• Accept Push Notifications: Tekur við tilkynningum í farsímaappinu ef þessi staða er valin
• Greeting: skiptir út kveðjunni sem er spiluð þegar símtöl eru flutt á talhólfið ef þessi staða er valin
• Auto switch: hægt er að breyta stöðu notandans sjálfkrafa á Available á ákveðnum tímum
• Exceptions: aðgerðir sem flytja símtöl á ákveðnum tímum dags

BLF (Busy Lamp Field)

Á borðsímum eru oft hnappar sem bjóða upp á ýmsar aðgerðir sem flýta fyrir notandanum. Hægt er að skilgreina þær hér miðlægt og þá virka þær bæði á borðsíma og tölvusíma 3cx.

Möguleikarnir sem eru í boði eru:

• Blank: reiturinn er auður og óvirkur
• Line Key: opnar nýja línu
• BLF: tengdur við ákveðinn notanda á símstöðinni og sýnir þá með litakóða hver staða notandans er
• Speed Dial: Hraðval ef þú hringir reglulega í sama fólkið innan símstöðvar
• Custom Speed Dial: Hraðval ef þú hringir reglulega í sama fólkið utan símstöðvar, t.d. í farsíma starfsmanna
• Shared Parking: Sameiginlegt stæði fyrir símtöl, einn notandi getur geymt símtal og aðrir starfsmenn geta sótt það til sín
• Agent Login/Logout: Inn og útskráning úr innhringiröðum
• Change Status: Virkja stöðu (Available, Away o.s.frv.)

Options

Aðalatriðið ef stofnaður er nýr notandi að haka úr Disallow use of extension outside the LAN svo hægt sé að hringja út sem notandinn.

Aðrar markverðar stillingar eru:

• Disable Extension: notandi gerður tímabundið óvirkur
• Disable External Calls: notandi getur aðeins hringt innan símstöðvar
• Block Outbound calls outside of Office Hours: lokar á símtöl utan símstöðvar utan opnunartíma
• Call Recording: upptökur símtala
   - Recording off: Slökkt á upptökum
   - Record all calls: Taka upp öll símtöl
   - Record External calls only: Taka aðeins upp símtöl út fyrir símstöðina
• Send email notification on missed call: Sendir tilkynningu í tölvupósti ef notandinn missir af símtali

Ef virkja á upptökur á símtölum þá þarf að gera það í samráði við Nova.