Vaktsími er kerfi fyrir fyrirtæki sem þurfa að tryggja að símtöl, útköll eða þjónustubeiðnir fari alltaf til rétts aðila utan hefðbundins vinnutíma eða þegar ákveðinn starfsmaður er á bakvakt.
Kerfið heldur utan um vaktmannalista, sýnir hver er á vakt núna, og sér um að tilkynna réttum aðilum þegar vaktaskipti verða eða þegar ósvöruð símtöl koma inn.
Í stuttu máli: þetta er bakvaktakerfi fyrir fyrirtæki sem vilja hafa skýra ábyrgð, betri viðbragðstíma og minni handavinnu í kringum vaktir.
Helstu möguleikar
1. Sýnir hver er á vakt núna
Kerfið sýnir skýrt hvaða starfsmaður er ábyrgur hverju sinni. Þetta minnkar óvissu innan fyrirtækisins og gerir öllum auðveldara að vita hver á að bregðast við.
Þetta hentar sérstaklega vel fyrir:
- tæknivaktir
- rekstrarvaktir
- þjónustuborð
- neyðarlínur fyrirtækja
- fasteignaumsjón
- öryggisþjónustu
- heilbrigðis- eða þjónustuteymi
2. Sjálfvirk vaktaskipti
Í stillingunum eru vaktaskipti sett upp sem vikulegt skipulag.
Það þýðir að kerfið getur sjálfkrafa fært vaktina yfir á næsta aðila samkvæmt vaktlista. Fyrirtækið þarf því ekki að muna eftir því handvirkt hver á að taka við hverju sinni.
En einnig er hægt að velja tiltekin fjölda daga eða stimpla inn handvirkt.
3. Vaktlisti með starfsfólki
Vaktsíminn sýnir lista yfir alla sem geta verið á vakt. Þar má sjá:
- nafn
- símanúmer
- netfang
- hvort viðkomandi fái SMS vegna símtala
- hvort viðkomandi fái tölvupóst vegna símtala
- hvort viðkomandi sé virkur í vaktakerfinu
- hvort viðkomandi sé á vakt núna
Það er líka hægt að bæta við nýjum vaktaraðila, fjarlægja aðila eða setja ákveðinn starfsmann strax á vakt.
4. Handvirk stjórn ef eitthvað breytist
Þó kerfið styðji sjálfvirkt skipulag er einnig hægt að stýra vaktinni handvirkt.
Dæmi:
- starfsmaður veikist
- einhver þarf að skipta um vakt
- neyðartilvik kemur upp
- nýr starfsmaður tekur tímabundið við
- rangur aðili er á vakt og þarf að laga það strax
Í skjáskotinu sést hnappurinn „Setja á vakt“, sem gerir stjórnanda kleift að færa vaktina beint á valinn aðila.
5. Tilkynningar við vaktaskipti og símtöl
Kerfið býður upp á að senda tilkynningar með mismunandi hætti.
- Vaktaskipti
- Símtöl
- Ósvöruð símtöl
Tilkynningar geta farið á netfang eða símanúmer og hægt er að merkja við hvort aðilar fái SMS eða tölvupóst.
Þetta þýðir að stjórnendur eða vaktmenn geta fengið skilaboð þegar:
- nýr aðili tekur við vakt
- símtal berst á vaktnúmerið
- símtali er ekki svarað
6. Stilling á því hvaða númer birtist við hringingu
Í stillingunum er valmöguleiki sem segir:
„Hvaða símanúmer á að birtast þegar hringt er í vaktmann?“
Það þýðir að þegar starfsmaður fær símtal getur símtalið birst sem vaktnúmerið, frekar en upprunalegt númer eða annað númer. Þetta getur hjálpað starfsmanni að þekkja strax að símtalið tengist vaktinni.
Vakthafi fær alltaf SMS við innhringingu þar sem tekið er fram hvaða númer er að hringja í vaktina ef vakthafi skildi þurfa að hringja til baka.