Hvað er 3CX? 3CX er fremsta IP síma og samskiptakerfi sem völ er á! Það hentar stórum sem smáum fyrirtækjum. Með 3CX getur þú stjórnað flæði símtala, símsvörum, talhólf, áframsendingum og opnunartímum eða frídögum með einföldum hætti á einum stað!
v20 er nýjasta útgáfan af 3CX kerfinu okkar, hannað til að bæta og einfalda fastlínuþjóustur fyrirtækja. Þetta kerfi býður upp á fjölmarga eiginleika eins og betri hljóðgæði, einfaldara viðmót og betri öryggislausnir.
For english you can find all the manuals by clicking here.
Yfirlit
- Innskráning.
- Stjórna notendum (Bæta við, eyða út, aðrar stillingar).
- Deildir (Departments).
-
Breyta opnunartímum (Office hours).
4.1 Frídagar (Office Holidays). -
Símtalsreglur. (Call Handling).
5.1 Hringiröð (Call Queues).
5.2 Hringihópur (Ring Groups).
5.3 Símsvari (Digital receptionist). - Upptökur símsvara (Promt).
- Skýrslur (Reports).
Innskráning
-
-
Fyrir tölvuna: Hvort sem þú ert með iOS eða Windows er ekkert mál að setja upp 3CX í tölvuna þína og svara í heyrnartólin!
- Til þess að fá aðgang inná 3CX innanhússímanúmerið þitt. Þarftu að fá aðgangspóst sendann frá okkur í Nova eða tala við stjórnanda 3CX kerfisins hjá þínu fyrirtæki.
- Þú mund því næst fá póst sem lítur svona út:
- Til þess að fá aðgang inná 3CX innanhússímanúmerið þitt. Þarftu að fá aðgangspóst sendann frá okkur í Nova eða tala við stjórnanda 3CX kerfisins hjá þínu fyrirtæki.
-
Fyrir tölvuna: Hvort sem þú ert með iOS eða Windows er ekkert mál að setja upp 3CX í tölvuna þína og svara í heyrnartólin!
-
-
- Þegar þú ert búin að velja þér lykilorð, skaltu skrá þig inn með innanhúsnúmerinu þínu og lykilorðinu sem þú varst að búa til!
-
Fyrir snjallsímann: Þegar þú ert búin að skrá þig inn í tölvunni, færðu upp valmöguleikann að skrá þig inn í snjallsíma! Það er einfaldara en þú heldur.
- Þú sækir 3CX í App store eða Google play og skannar QR kóðann á skjánum!
-
Volah! Þú ert komin með 3CX í tölvuna og snjallsímann!
Við förum yfir helstu atriði sem koma að notkun fyrir notendur á 3CX hér.
Ef þú ert í vandræðum þrátt fyrir að hafa skoðað þennan lista fyrir innskráningar, skoðaðu þessa grein hér, en þar förum við betur yfir 3CX forritið sem við notum. Hvað útgáfu o.s.f.v.
Stjórna notendum. (Bæta við, eyða út, aðrar stillingar)
- Ferð í "Admin->Users"
- Smellir á "+ Add user".
- Velur netfang og nafn.
-
'2FA, af eða á?' Gott er að athuga hvort þú viljir krefja notandann um "Two-factor authentication"
- "ROLE" - hver verða réttindi notandans? Þú ert "Owner" og hefur því meiri yfirsýn og leyfi til að gera breytingar á kerfinu. Við notum "User" fyrir venjulega notendur.
- Þú getur valið "Mobile" og gefið notandanum farsímanúmer, þetta er gott ef það á að vera valmöguleiki á áframsendingu, úr kerfinu í farsíma viðkomandi.
- "Outbound Caller ID" - þetta er símanúmer, það kemur upp í síma móttakanda símtalsins þegar notandinn hringir úr kerfinu.
- "Assigned DID number(s)" - stendur fyrir það símanúmer sem þú vilt tengja við notanda. Það númer sem þú velur þar er í raun símanúmer notandans. Það hringir beint hjá notanda.
- Í “Views” færðu valmöguleika að velja deild og hvað notandinn sér.
- Presence - Notandi sér stöður allra notenda í þeirri deild.
- Calls - Notandi sér öll símtöl þeirrar deildar.
- Operations - Notandi getur framkvæmd pick up í þeirri deild.
- Áður en við ljúkum við að búa til nýjan notanda er gott að fara í "Options" og haka af "Block remote non-tunnel connections"
- Smellir á "Save" og starfsmaður mun fá póst með innskráningarupplýsingum sínum.
-
Ef notandi fær ekki emailið til sín geturðu hakað við notandann á "Users" valmyndinni og valið "Reset" sem lítur svona út:
-
Aðrar stillingar
- "Call Forwarding" - Þarna getur þú valið ýmsar reglur er varða áframsendingar. Til dæmis, ef þú ert á fundi og stillir á 'Away' eða 'Do not Disturb (DND)' getur þú stillt eftir því hvaða stöðu notandinn velur hvernig símtalið er gripið. Viltu að það fari í 'Voicemail' eða 'Mobile'?
Deildir (Departments)
Deildir stjórna opnunartíma, þú getur verið með einn opnunartíma fyrir skrifstofu og annan fyrir verkstæði til dæmis!
- Við förum í "Admin" -> "Departments".
- "+ Add Department" til að búa til nýja deild
- Skýrir deildina, til dæmis "Marketing Team"
-
Þú getur þvínæst stjórnað því hverjir eru í þeirri deild með því að ýta á deildina sem þú bjóst til.
- Þegar þá ertu komin í deildina og getur ýtt á "+Add" til að bæta við notendum.
- Þú getur breytt nafninu á deildinni með því að ýta á "Options" takkann!
Breyta Opnunartímum (Office hours)
-
- Hér fyrir ofan á myndinni er t.d. stillt á opnunartímana 09-18, en það er pása á milli 13-14 fyrir "Marketing Team"
- Við förum í "Admin" -> "Office hours".
-
Velur svo deildina sem þú vilt stilla opnunartímana hjá. Ef þú ert ekki með deildir þá þarftu ekki að velja neitt hér, en þú getur skoðað meira um "Department" með því að ýta hér.
- Ýtir svo á "Clear" og svo "Add" og stillir tímasetningar eftir ykkar höfði.
- Þú getur líka valið "Break hours" og það virkar alveg eins, nema þarna ertu að breyta hléstillingum.
- Síðan er haldið áfram og breytt hverri deild fyrir sig ef þú vinnur með deildir.
Frídagar!
-
Ef þú vilt svo fara í frí- eða setja upp Helgidaga, ferðu í "Office Holidays" og býrð til frídagana!
- Name: nafnið á frídeginum
- Velur hvort þetta sé "Single day" eða Range of days" - stakur dagur eða tímabil.
- Setur inn dagsetninguna.
- Setur inn símsvara sem þú vilt að taki yfir á tilsettum degi.
Símtalsreglur. (Call handling)
Hér munum við fara yfir þrjá valmöguleikana sem er boðið uppá, Ring group, Call queue og Digital Receptionist.
Call queues:
Queues býður uppá marga valmöguleika hvernig símtöl skulu meðhöndluð. Ef þú getur ekki móttekið símtalið strax, þá fer símtalið í röð sem við köllum hringiröð, samkvæmt stillingum.
Ring Group er ekki mjög ólíkt Call Queue. En Call group eða hringihópur er einfaldari útgáfan, þú ráðstafar röð og símtölin fara niður röðina þar til einhver svarar.
Digital Receptionist
Símsvarinn, í digital receptionist erum við að setja upp símsvara fyrir símkerfið. Þetta er mjög oft fyrsta snerting símtala í símkerfið.
-
Hringiröð (Call queues)
-
Queues býður uppá marga valmöguleika hvernig símtöl skulu meðhöndluð. Ef þú getur ekki móttekið símtalið strax, þá fer símtalið í röð sem við köllum hringiröð, samkvæmt stillingum.
Hvernig stillum við röðina?
-
Við förum í "Admin" -> "Call handling".
-
Smellum á "+ Add queue" efst á skjánum.
-
Þar gefum við röðinni stuttnúmer í "Virtual Extension Number".
-
Gefur röðinni Nafn í "Name".
-
Velur hvaða "Department" tilheyrir þessum röðinni. Það er mikilvægt þar sem "Department" stýra opnunartímanum.
-
"Assigned DID number(s)" er í rauninni ekkert frábrugðið DID sem við gefum notendum. Hér setjum við inn beint símanúmer í röðina. Ef hringjandi hringir í númerið sem er "Assigned DID" þá ratar símtalið beint í hringiröðina.
-
"Polling Strategy" er skipulag hringiraðarinnar. Hér eru nokkrar útfærslur og útskýringar á hverjum valmöguleika fyrir sig:
-
Prioritized Hunt - Röðin mun byrja efst á listanum, það fer eftir röðinni sem þú raðar notendunum upp í "Users". Það hringir fyrst hjá efsta og svo koll af kolli.
-
Ring All - Það hringir hjá öllum notendunum.
-
Hunt Random Start - Kerfið velur að handhófi hver fær símtalið fyrst, en dreyfir því jafnt á milli notenda.
-
Round Robin - Skiptir upp símtölum jafnt milli þeirra fulltrúa sem eru skráðir inn í kerfið og passar að það sé jöfn skipting símtala.
-
Longest Waiting - Símtalið fer fyrst á fulltrúa sem hefur beðið lengst eftir símtali.
-
Least Talk Time - Símtalið fer fyrst á fulltrúa sem hefur talað minnst.
-
Fewest Answered - Símtalið fer fyrst á fulltrúa sem hefur svarað fæstum símtölum.
-
Hunt by Threes Random - Símtalið fer fyrst á 3 fulltrúa í einu, en velur það handhófskennt.
-
Hunt by Threes Prioritized - Símtalið fer fyrst á 3 fulltrúa í einu, en það fer eftir röðinni sem þú hefur valið í "Users".
-
-
"Ring time (seconds)" stendur fyrir hringitíma hvers fulltrúa: Hversu lengi hringir hjá hverjum fulltrúa fyrir sig, áður en það fer á næsta fulltrúa.
-
"Maximum queue wait time (seconds)" eða hámarksbiðtími hringiraðar: Hér stillum við tímann sem við viljum að símtalið bíði í röðinni áður en símtalið fer á næsta "Destination" sem við förum yfir hér að neðan.
-
Í "Destinations" hlutanum stillum við hvert símtalið fer þegar það hefur farið niður alla röðina. Þarna getum við einnig stillt það hvert símtölin fara eftir opnunartímum, hléstillingum og frídögum.
-
Til að bæta við fulltrúum fyrir hringiröðina förum við í "Users" og veljum "+ Add User". Þú getur svo fært notandann upp og niður röðina!
-
Ef þú vilt stýra því hvaða tón hringjandinn heyrir þegar hann bíður ferðu í "Options".
- "Music on Hold" er einfaldlega lag, hljóðbútur eða sónn eftir því hvað þú vilt að komi.
- "Intro Prompt" er hljóðbútur sem kemur í upphafi símtals, þú getur valið "Play full intro prompt before calling agents". En þá spilast hljóðbúturinn í gegn áður en það hringir hjá fulltrúum raðarinnar.
-
Ýtum á "Save" og prófum!
-
-
Hringihópur (Ring group)
-
Ring Group er ekki mjög ólíkt Call Queue
Hvernig stillum við hringihópinn?
-
Við förum í "Admin" -> "Call handling".
-
Smellum á "+ Add Ring Group" efst á skjánum.
-
Þar gefum við röðinni stuttnúmer í "Virtual Extension Number".
-
Gefur hópnum Nafn í "Name".
-
Velur hvaða "Department" tilheyrir þessum röðinni. Það er mikilvægt þar sem "Department" stýra opnunartímanum.
-
"Assigned DID number(s)" er í rauninni ekkert frábrugðið DID sem við gefum notendum. Hér setjum við inn beint símanúmer í röðina. Ef hringjandi hringir í númerið sem er "Assigned DID" þá ratar símtalið beint í hringiröðina.
-
"Polling Strategy" er skipulag hringiraðarinnar. Hér eru nokkrar útfærslur og útskýringar á hverjum valmöguleika fyrir sig:
-
Prioritized Hunt - Röðin mun byrja efst á listanum, það fer eftir röðinni sem þú raðar notendunum upp í "Users". Það hringir fyrst hjá efsta og svo koll af kolli.
-
Ring All - Það hringir hjá öllum notendunum.
-
-
Til að bæta við fulltrúum fyrir hringiröðina förum við í "Users" og veljum "+ Add User". Þú getur svo fært notandann upp og niður röðina, það ákvarðast svo af valinu í "Polling Strategy". Ef þú ert með Prioritized Hunt fær efsti notandinn fyrst símtal svo koll af kolli. "Ring All" þýðir einfaldlega að það hringi hjá öllum.
-
Í "Destinations" hlutanum stillum við hvert símtalið fer þegar það hefur farið niður alla röðina. Þarna getum við einnig stillt það hvert símtölin fara eftir opnunartímum, hléstillingum og frídögum.
-
Ýtum á "Save" og prófum!
-
-
Símsvarar (Digital Receptionist)
- Símsvarar er tilkynningartól fyrir símkerfið þitt. Hvernig vilt þú kynna þitt fyrirtæki?
- Þú getur séð hér leiðbeiningar um "Upptökur Símsvara"
-
Við förum í "Admin" -> "Call handling".
-
Smellum á "+Add Digital Receptionist".
- Getum byrjað á því að gefa símsvaranum nafn í "Digital receptionist name:"
- Á myndinni hér fyrir ofan er nafni til dæmis "Public Holiday"
- "Department" ef þú ert að notast við deildir eða departments þá mun val þitt á deild(Department) stýra opnunartíma viðkomandi deildar. Getur skoðað meira um departments hér.
- "Assigned DID number(s):" er í rauninni ekkert frábrugðið DID sem við gefum notendum. Hér setjum við inn beint símanúmer í röðina. Ef hringjandi hringir í númerið sem er "Assigned DID" þá ratar símtalið beint í símsvarann.
- "Prompt" þarna setjum við inn símsvarann okkar! Þú getur séð hér hvernig þú tekur upp símsvara, eða sent okkur handrit af texta, við lesum upp og græjum!
-
Í "Destinations" hlutanum stillum við hvert símtalið fer þegar það hefur farið niður alla röðina. Þarna getum við einnig stillt það hvert símtölin fara eftir opnunartímum, hléstillingum og frídögum.
-
Ýtum á "Save" og prófum!
-
-
Upptökur Símsvara
-
Þú getur tekið upp símsvara sjálf(t)(ur) eða heyrt í okkur og við tökum upp símsvara fyrir þig! 😄
-
Þú ættir að geta notað öll upptökuforrit til að taka upp símsvara, en við notumst til dæmis við "Audacity" sem er frítt og einfalt!
- Formatið er eftirfarandi:
- Format: WAV
- Channel: Mono
- Bit rate: 8 kHz
- Sampling: 16 bit
- Ef það vefst fyrir þér að velja formatið og þú færð alltaf villu, geturðu tekið upptökuna þína og dregið hana inná "3CX Converting tool" með því að ýta hér og þar geturðu niðurhalað hljóðfælnum þínum uppfærðan í réttu formi.
-
-
-
Skýrslur (Reports)
- Aðeins notendur með réttindin "Manager, Owner og
System Owner" hafa aðgang að skýrslum. -
-
Þú byrjar á því að skrá þig inná 3CX Web Client. Finnur "Admin" niðri á valmyndinni vinstra meginn.
-
Smellum á "Reports" vinstra meginn á valmyndinni eins og sýnir hér að ofan á myndinni.
- Hér veljum við hvernig skýrslu þú vilt fá, í flestum tilvika er það "> Call Log", en þú getur skoðað hvað hver og ein skýrsla þýðir með því að smella hér.
- Smellum á síuna eins og sýnir hér fyrir ofan og velur hvernig skýrslu þú myndir vilja gera. Til að skoða betur hvernig skýrslu þú vilt búa til getur þú smellt hér.
- Smellum á "Save/Schedule".
- Í næsta glugga velur þú tíma og dagsetningar sem þú vilt að skýrslan þín nær yfir. Hvort þú viljir skýrsluna mánaðarlega, vikulega daglega.
- Þá höfum við skipulagt skýrsluna og hún ætti að berast til þín á skráð email á 3CX, eftir þínu höfði!
-
- Ef þú lendir í einhverjum spurningum eða erfiðleikum er þér alltaf frjálst að heyra í okkur á netfangi tæknideildar fyrirtækjasviðs, taeknihjalp@nova.is 🥳